Após conhecer o sistema de arquivo da Fundação
Amazonprev, o chefe do Arquivo Público do Amazonas, Marcelo Araújo da Silva,
informou estar “impressionado” com a estrutura e organização documental da
previdência estadual. A visita técnica realizada na sexta-feira (23/08) teve,
entre os objetivos, traçar um alinhamento estratégico do órgão com o atual
sistema de armazenamento de documentos do Estado. Para ele, a questão
documental é importante para a eficiência de uma instituição e recomendou o
modelo de gestão da Amazonprev para outras secretarias.
Amazonprev, o chefe do Arquivo Público do Amazonas, Marcelo Araújo da Silva,
informou estar “impressionado” com a estrutura e organização documental da
previdência estadual. A visita técnica realizada na sexta-feira (23/08) teve,
entre os objetivos, traçar um alinhamento estratégico do órgão com o atual
sistema de armazenamento de documentos do Estado. Para ele, a questão
documental é importante para a eficiência de uma instituição e recomendou o
modelo de gestão da Amazonprev para outras secretarias.
“Já visitei um grande número de arquivos de
secretarias e posso afirmar com toda a convicção que a estrutura da Amazonprev
é a melhor do sistema público do estado. Está tudo dentro dos princípios da
Arquivologia. Desde a questão do controle de umidade, temperatura, higiene e
manuseio dos documentos físicos, até a catalogação em sistema digital. É um
exemplo a ser seguido”, destacou.
secretarias e posso afirmar com toda a convicção que a estrutura da Amazonprev
é a melhor do sistema público do estado. Está tudo dentro dos princípios da
Arquivologia. Desde a questão do controle de umidade, temperatura, higiene e
manuseio dos documentos físicos, até a catalogação em sistema digital. É um
exemplo a ser seguido”, destacou.
Para a coordenadora de Administração de
Arquivo da Amazonprev (Coarq), Ana Célia Bezerra, a visita é uma forma de
avaliar e aprimorar a gestão de documentos institucionais na Fundação em busca
de se enquadrar às determinações do Arquivo Público, órgão subordinado à
Secretaria de Estado de Administração e Gestão (Sead).
Arquivo da Amazonprev (Coarq), Ana Célia Bezerra, a visita é uma forma de
avaliar e aprimorar a gestão de documentos institucionais na Fundação em busca
de se enquadrar às determinações do Arquivo Público, órgão subordinado à
Secretaria de Estado de Administração e Gestão (Sead).
“Buscamos esse alinhamento, pois em breve
novas alterações na gestão pública de documentação serão implementadas no
Estado, e a nossa instituição quer estar preparada”, observou a servidora.
novas alterações na gestão pública de documentação serão implementadas no
Estado, e a nossa instituição quer estar preparada”, observou a servidora.
Em 2019, a Amazonprev completa uma década do
início do seu pioneiro processo de digitalização de arquivos, que tem a
mediação do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas (TCE-AM). Até julho, a
Coarq digitalizou 13 mil processos de pensões e aposentadorias, conservando o
acervo físico sob a tutela do órgão e enviando os documentos digitalizados para
a plataforma do TCE-AM.
início do seu pioneiro processo de digitalização de arquivos, que tem a
mediação do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas (TCE-AM). Até julho, a
Coarq digitalizou 13 mil processos de pensões e aposentadorias, conservando o
acervo físico sob a tutela do órgão e enviando os documentos digitalizados para
a plataforma do TCE-AM.
História – O arquivo conserva processos físicos que datam de
1946, época em que era administrado pela Sead. A demanda pela digitalização de
documentos tende a crescer com a evolução da era digital, e o processo oferece
diversos benefícios às empresas e instituições, como por exemplo, a liberação
de espaço físico, a preservação dos documentos, o acesso imediato a todas as
informações nas plataformas digitais, o compartilhamento simultâneo entre
diversos setores e a preservação do meio ambiente.
1946, época em que era administrado pela Sead. A demanda pela digitalização de
documentos tende a crescer com a evolução da era digital, e o processo oferece
diversos benefícios às empresas e instituições, como por exemplo, a liberação
de espaço físico, a preservação dos documentos, o acesso imediato a todas as
informações nas plataformas digitais, o compartilhamento simultâneo entre
diversos setores e a preservação do meio ambiente.
LEGENDA: O chefe do Arquivo Público, Marcelo Silva, e a
coordenadora da Amazonprev, Ana Célia Bezerra.
coordenadora da Amazonprev, Ana Célia Bezerra.
Fonte: AMAZONPREV
Foto: Divulgação
